JETIS,REDAKSI17.COM – Pemerintah Kota Yogyakarta melalui Bagian Pengadaan Barang dan Jasa (BPBJ) terus memperkuat transformasi digital dalam tata kelola pengadaan barang dan jasa dengan mengoptimalkan Aplikasi Sistem Informasi Administrasi Pengadaan (SIAP). Aplikasi yang terintegrasi langsung dengan Jogja Smart Service (JSS) ini dikembangkan untuk mendukung proses pengadaan yang lebih terdokumentasi, aman, efisien, dan transparan.
Sebagai bagian dari pengembangan tersebut, BPBJ Kota Yogyakarta menyelenggarakan Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Aplikasi SIAP di Hotel Grand Zuri Yogyakarta, Kamis (11/6). Kegiatan ini diikuti oleh 120 peserta yang merupakan perwakilan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
Asisten Perekonomian dan Pembangunan Setda Kota Yogyakarta, Kadri Renggono, mengatakan bahwa aplikasi SIAP merupakan inovasi digital yang dirancang untuk mendukung proses persiapan pengadaan barang dan jasa secara elektronik, terintegrasi, dan terdokumentasi dengan baik.
“Melalui aplikasi ini diharapkan proses pengadaan dapat dimonitor secara real time, terdokumentasi secara lebih tertib, serta mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh perangkat daerah maupun pimpinan dalam melakukan pengawasan dan pengambilan keputusan,” ujar Kadri saat membuka kegiatan.
Menurutnya, sejalan dengan implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan percepatan transformasi digital di lingkungan pemerintahan, pengelolaan pengadaan barang dan jasa dituntut semakin efektif, efisien, transparan, akuntabel, dan terintegrasi. Pengadaan barang dan jasa tidak hanya menjadi proses administratif, tetapi juga instrumen penting dalam mendukung pelayanan publik dan pembangunan daerah.
Sementara itu, Kepala BPBJ Kota Yogyakarta, Joko Budi Prasetyo, menjelaskan bahwa pengembangan SIAP merupakan bagian dari upaya mendukung transformasi digital pemerintahan sekaligus implementasi kebijakan pengadaan barang dan jasa.
“Aplikasi SIAP dikembangkan untuk mengintegrasikan proses pengadaan barang dan jasa secara online mulai dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring hingga pelaporan. Tujuannya untuk memudahkan monitoring, tracking progres, pendokumentasian elektronik, serta meningkatkan pengawasan terhadap kinerja PPK maupun vendor,” katanya.
Salah satu perubahan yang mulai diterapkan adalah proses pelimpahan belanja ke pengadaan barang dan jasa yang sebelumnya dilakukan melalui tautan s.id, kini dialihkan ke menu Layanan Aplikasi Pengadaan yang tersedia di dalam JSS. Sementara itu, fitur penilaian kinerja vendor masih dalam tahap pengembangan dan akan disempurnakan secara bertahap.
Joko menambahkan, aplikasi SIAP hadir untuk meringankan tugas Kelompok Kerja (Pokja), BPBJ, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), tenaga teknis, serta pelaku pengadaan lainnya. Melalui sistem digital ini, proses pelimpahan paket pekerjaan yang sebelumnya mengandalkan dokumen fisik dalam jumlah besar kini dapat dilakukan secara elektronik.
“Kalau dulu pelimpahan paket pekerjaan menggunakan dokumen kertas yang jumlahnya sangat banyak, terutama untuk pekerjaan konstruksi. Dengan aplikasi ini, dokumen dapat disimpan dalam bentuk digital sehingga lebih mudah dikelola dan mendukung konsep paperless,” jelasnya.
Meski demikian, ia mengungkapkan, penerapan paperless tidak berarti menghilangkan seluruh penggunaan dokumen fisik karena beberapa proses tata naskah dinas masih memerlukan dokumen cetak sesuai ketentuan yang berlaku.
Melalui SIAP, para pengguna dapat memantau posisi dan perkembangan dokumen secara real time. PPK dapat mengetahui status paket pekerjaan yang belum berjalan, sedang berjalan, maupun yang telah selesai. Di sisi lain, Pokja juga dapat memonitor jumlah paket pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya serta progres penyelesaiannya.
Ketua Tim Kerja Pengelolaan LPSE Kota Yogyakarta, Nur Iswanto, menyampaikan bahwa aplikasi ini juga dirancang untuk memangkas sejumlah tahapan administrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu relatif lama.
“Selain mengurangi penggunaan dokumen fisik, aplikasi ini juga menyingkat tahapan proses yang sebelumnya dilakukan secara offline. Sekarang progres pekerjaan dapat dipantau secara online sehingga lebih efektif dan efisien,” ujarnya.
Dari sisi keamanan, aplikasi SIAP dikembangkan secara mandiri oleh Dinas Komunikasi, Informatika, dan Persandian Kota Yogyakarta sehingga seluruh dokumen tersimpan di server Pemerintah Kota Yogyakarta yang dikelola sesuai standar keamanan dan prosedur yang berlaku.
Selanjutnya, Pelaksana Tugas Ketua Tim Kerja Pengembangan Perangkat Lunak Bidang Sistem Informasi dan Statistik dinas kominfo kota Yogyakarta, Dwianto Setiawan, menjelaskan bahwa aplikasi SIAP memungkinkan pemantauan seluruh tahapan pengadaan mulai dari persiapan, unggah dokumen, hingga penetapan pemenang.
“Dokumen pengadaan tersimpan secara elektronik dan pelaporan dapat direkap dengan lebih mudah. Ke depan kami juga memiliki visi agar aplikasi ini dapat terintegrasi dengan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) milik LKPP sehingga proses input data cukup dilakukan satu kali,” katanya.
Saat ini aplikasi SIAP masih dalam tahap sosialisasi dan penyempurnaan. Pemerintah Kota Yogyakarta akan menerapkan masa transisi selama beberapa bulan dengan menjalankan sistem digital secara paralel dengan mekanisme yang masih berjalan saat ini.
BPBJ bersama Dinas Kominfo menargetkan aplikasi SIAP dapat mulai digunakan secara penuh pada triwulan IV tahun 2026 untuk mendukung pelaksanaan kontrak dan kegiatan pengadaan tahun anggaran 2027. Dengan demikian, seluruh OPD diharapkan telah siap memanfaatkan sistem tersebut secara optimal.
