Gondokusuman,REDAKSI17.COM – Pengelolaan arsip tidak cukup hanya rapi saat dicari, tetapi harus tertib sejak diciptakan hingga dimusnahkan. Hal tersebut disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, Afia Rosdiana, dalam kegiatan Sosialisasi dan Entry Meeting Rencana Audit/Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026 serta Sharing Session Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, Kamis (12/2).
Kegiatan ini juga merupakan bagian dari Corpu Series Srawung ASN, sebagai ruang pembelajaran dan penguatan kapasitas aparatur sipil negara di lingkungan Pemkot Yogyakarta.
“Instrumennya yang dulu biasa kita lakukan, tahun ini berbeda. Yang baru itu ada di arsip digital. Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) salah satunya itu Srikandi. Jadi mau tidak mau, suka tidak suka, dalam pengawasan tahun ini kita juga akan melihat pengelolaan dan penggunaan Srikandi,” ujarnya.
Afia juga mendorong seluruh perangkat daerah untuk memaksimalkan penggunaan aplikasi Srikandi, yang merupakan kebijakan nasional dari ANRI dan Kementerian Komdigi.
“Srikandi itu modelnya fleksibel, mulai dari penciptaan sampai penyusutan sudah bisa dilakukan secara digital. Proses itulah yang nanti akan dinilai dalam pengawasan internal tahun ini,” katanya.
Sosialisasi dan Entry Meeting Rencana Audit/Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026 serta Sharing Session Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025
Meski diakui masih terdapat kendala teknis seperti akses yang lambat karena digunakan secara nasional, ia menilai keunggulan Srikandi jauh lebih besar. Terdapat 33 tata naskah dinas yang dapat dikelola dengan tanda tangan elektronik (TTE) berbasis BSrE. “Kalau manual bisa hilang. Tapi kalau lewat Srikandi, bisa diunduh kembali. Ini bagian dari tertib arsip digital,” ujarnya.
Ia pun mengingatkan bahwa penggunaan e-Office selama ini baru berhenti pada tahap penciptaan dan distribusi surat. Sementara itu, aspek penyusutan arsip digital belum sepenuhnya tertata. “Surat-surat sejak 2015 sampai 2024 itu ke mana? Itu harus dimusnahkan sesuai ketentuan,” katanya.
Afia juga menekankan bahwa arsip bukan sekadar surat yang disimpan lalu dicari ketika dibutuhkan, apalagi saat muncul persoalan hukum. Ia mengilustrasikan proses kearsipan melalui cerita sederhana tentang surat cinta semasa SMP mulai dari penciptaan, distribusi, penyimpanan, penemuan kembali, hingga pemusnahan.
“Arsip itu mulai dari penciptaan sampai penyusutan. Tidak hanya penting ketika mau dicari lagi, tapi penting sebagai satu proses dari awal sampai akhir yang harus dilakukan dengan baik,” tegasnya.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, Afia Rosdiana
Ia juga menyinggung pengalaman saat masih bertugas di Bagian Umum, ketika harus mencari surat penting yang berkaitan dengan persoalan hukum, namun arsip fisiknya tidak ditemukan. “Artinya apa? Berarti surat itu tidak diagendakan secara resmi. Itu jadi pelajaran bahwa penciptaan arsip harus benar sejak awal,” imbuhnya.
Melalui audit internal ini, pihaknya berharap setiap unit kerja menyiapkan bukti dukung, baik fisik maupun digital, bersikap kooperatif saat verifikasi, serta memanfaatkan momen ini sebagai ajang peningkatan kapasitas pengelolaan arsip.
Sementara itu, Arsiparis Ahli Madya DPK Kota Yogyakarta, Tri Umi Setyawati, menjelaskan bahwa pengawasan kearsipan internal dilaksanakan untuk menguji ketaatan perangkat daerah terhadap peraturan perundang-undangan kearsipan.
Dasar hukum pengawasan antara lain Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, hingga Keputusan Wali Kota Yogyakarta Nomor 238 Tahun 2023 tentang Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi.
Tri Umi menjelaskan, fokus pengawasan periode 2025–2029 mengarah pada terwujudnya transformasi kearsipan digital. Indikator keberhasilannya adalah meningkatnya tertib arsip dan pemanfaatan arsip dalam kerangka digital.
Pengawasan kearsipan internal tahun 2026 akan dilaksanakan Januari hingga Juni 2026 dengan sasaran 50 perangkat daerah/unit kerja, terdiri atas 27 perangkat daerah, 14 kemantren, dan 9 bagian.
Tahapan kegiatan dimulai dari penyusunan instrumen ASKI pada Januari 2026, pengiriman formulir audit pada 16–20 Februari 2026, verifikasi lapangan pada 20–29 April 2026, hingga penandatanganan Laporan Audit Kinerja Kearsipan (LAKI) oleh Kepala Dinas dan Sekretaris Daerah pada akhir Juni 2026.
Dalam sesi berbagi praktik baik, Sekretaris Bappeda Kota Yogyakarta, Suprantini, menyebutkan bahwa pada tahun 2023 Bappeda sempat berada di peringkat tujuh terbawah dalam penilaian kearsipan internal. Titik balik terjadi saat muncul kesadaran akan pentingnya arsip, salah satunya ketika menghadapi kasus sengketa tanah milik Pemkot.
“Waktu itu data tidak ditemukan di unit kami. Setelah ditelusuri sampai gudang arsip lama, baru ditemukan satu gepok arsip yang menjadi kunci. Dari situ kami benar-benar sadar bahwa arsip itu vital,” tuturnya.
Suprantini mengungkapkan sejak tahun 2023, Bappeda melakukan langkah sistematis, antara lain menerbitkan SK penugasan pengelola arsip di unit pengolah dan unit kearsipan. Meminta pendampingan intensif dari DPK, menyediakan ruang khusus record center dengan standar memadai, melakukan penghapusan arsip secara resmi untuk pertama kalinya dengan prosedur sesuai ketentuan dan melengkapi sarana prasarana sesuai instrumen penilaian ANRI. Selain itu pihaknya juga memberikan motivasi dan apresiasi kepada SDM pengelola arsip
Upaya berkelanjutan tersebut membuahkan hasil. Pada 2024 Bappeda naik ke peringkat empat, dan pada 2025 melonjak ke peringkat dua dalam penilaian kearsipan internal.
“Ini bukan untuk besar hati, tapi untuk semakin memperbaiki diri. Karena di 2026 nanti bobot terbesar 60 persen ada pada pengelolaan Srikandi. Mau tidak mau, kita juga harus siap,” tegas Suprantini.
